Inbox Zero med Zimbra

Et bedre liv?

Det finnes knapt noen bedre følelse enn å ha full kontroll! Det er så frustrerende når ting samler seg opp og man mister oversikten. Slik var det lenge med min innboks. Jeg hadde laget meg et virvar av et system med ulike foldere, der jeg kategoriserte inngående e-poster basert på kunde -> kundenavn, leverandør -> leverandørnavn, prosjekter -> prosjektnavn og så videre… Dette resulterte i et hav av ulike foldere, og det ble veldig vanskelig å finne frem, samt vanskelig og tidkrevende å organisere. Løsningen var ikke så langt unna!

Inbox Zero

Inbox Zero-prinsippet er utarbeidet av Merlin Mann, og bygger på metodikken i Getting Things Done (GTD). Denne metodikken baserer seg på at man behandler innholdet i alle innbokser, og tømmer disse regelmessig. Dette gjelder også andre «innbokser», som for eksempel fysisk post, oppgavelister eller ting som av en eller annen grunn kommer inn i hjernen (tanker og idéer).

Behandle

Når man får en e-post i innboksen, må man behandle denne. Basert på om e-posten krever handling fra din side eller ikke, har man to alternativer. Hvis svaret er at den ikke krever handling, har man følgende valg:

  1. Skal den slettes?
  2. Er den nyttig for fremtidige beslutninger? (utsett)
  3. Skal den arkiveres for fremtidig referanse?

Er svaret at e-posten krever handling fra din side, har man følgende valg:

  1. Er det bare én handling, og det tar mindre enn to minutter? Gjør det med en gang!
  2. Er du den rette til å utføre denne handlingen? Dersom du ikke er det, delegerer du oppgaven videre til noen andre. Opprett en «venter på»-oppgave i din egen oppgaveliste for å følge opp at det faktisk blir gjort.
  3. Tar handlingen mer enn to minutter? Før den inn i oppgavelisten din.

Inbox Zero i Zimbra

I mange e-postsystemer må man lage sin egen løsning for å få til denne arbeidsmetodikken. Med Zimbra er det mye enklere. Her har man en egen add-on (widget) man kan aktivere for å ta i bruk Inbox Zero. Gå til Innstillinger -> Zimlets og velg Inbox Zero (trykk lagre).

Skal den slettes eller arkiveres?
Velg Slett eller Arkiver. Velger man å arkivere, sendes e-posten til en mappe som heter Archive, og man kan enkelt finne frem til den igjen ved hjelp av søkefunksjonen.

Skal den utsettes til fremtidge beslutninger?
Flytt e-posten til mappen «Someday/Maybe» eller velg «Defer» fra menyen.

Skal du svare med en gang?
Velg svar eller svar til alle. Mailen blir besvart og flyttet til Archive mappen.

Skal du delegere?
Velg Delegate eller Followup. Followup videresender e-posten, lager en oppgave med «følg opp» og arkiverer e-posten.

Skal du lage en oppgave?
Velg Create Task. Det blir opprettet en oppgave, og e-posten blir arkivert.

Kom raskt i gang.

Hvis du har mange e-poster i innboksen din, kan det ta lang tid å komme i gang med Inbox Zero. Jeg anbefaler da å ta alle mail i innboksen og sende disse til Archive-mappen. Zimbra har en suveren søkemotor, så det er ikke noe problem å finne disse igjen senere dersom det skulle bli behov for det.

Du kan lese mer om Inbox Zero her. Nedenfor kan se en film om tanken bak Inbox Zero:

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *