Online Backup fra Telsys

Mange av aktørene er seriøse leverandører, men det finnes også mange små aktører som leverer Online Backup nærmest på hobbybasis. I tillegg er det også stor teknisk forskjell på hvordan tjenestene produseres.

I denne korte guiden går vi gjennom de fem viktigste punktene (i tillegg til pris) du bør vurdere når du velger leverandør av Online Backup.

Vær oppmerksom på at denne guiden er beregnet for bedrifter, hvor konfidensialitet og sikkerhet ofte er enda viktigere enn ved backup av private data.

1. KRYPTERING

Det er viktig at data krypteres lokalt på maskinen før de sendes til backupleverandøren sin lagringsløsning. Flere leverandører krypterer kun på sin egen løsning, med en kode de selv har satt. Dette fører til at driftspersonell kan få tilgang til dataene.

Dette innebærer også ofte at krypteringnøkkelen ligger lagret på samme løsning som de krypterte dataene. Ved sikkerhetsbrudd kan dette føre til at data blir tilgjengelig for andre. Et eksempel på dette var i fjor sommer, da Dropbox la millioner av brukerkontoer åpne på nett.

Skal man ha en trygg løsning, må man velge en løsning som kypterer dataene lokalt med en krypteringsnøkkel man selv har valgt. I tillegg skal også all overføring av filer være kryptert, noe som er vanlig hos de aller fleste leverandører.

Tips: Sjekk alltid at data krypteres lokalt med krypteringsnøkkelen du selv har valgt. TA GODT VARE PÅ NØKKELEN!

2. HASTIGHET

Mange velger å benytte utenlandske leverandører fordi de kan være noe rimeligere enn løsningene du får i Norge. En stor ulempe ved å benytte utenlandske leverandører er at det kan ta fryktelig lang tid å få gjenopprettet data når uhellet er ute.

Tenk at man mister en stor disk med 400GB data. Dette kan ta ukevis å gjenopprette dersom overføringen går sent. En god norsk leverandør med god kapasitet kan ofte gjøre at gjenoppretting går mye raskere. Noen leverandører kan også levere data på en harddisk ved data-tap, slik at man slipper å laste det ned.

Tips: Kontroller hastigheten ved å prøve å gjenopprette data fra din leverandør. Test gjerne med en mappe som inneholder en del filer. Ofte er det antall filer som gjør at det går sent. Sjekk om leverandøren tilbyr å sende data på en harddisk ved behov.

3. ØKONOMI OG FIRMASTRUKTUR

I Norden finnes det utrolig mange små leverandører av Online Backup. Dette kan være alt fra små enkeltmannsforetak som har en server i kjelleren, til de som er mer seriøse. Sjekk alltid regnskapstallene til firmaet, samt størrelsen på bedriften før du kjøper backup.

Har selskapet kun én ansatt, er det fare for at du ikke får tak i vedkommende når du trenger hjelp. I tillegg har slike små selskaper normalt ikke nok omsetning til å overvåke løsningene sine 24 timer i døgnet.

Tips: Sjekk alltid regnskapstall og firmastruktur på for eksempel purehelp.no

4. DATASIKKERHET OG VALIDERING AV FILER

Kontroller at leverandøren har kopi av dine data på to forskjellige lokasjoner. Noen leverandører lagrer data kun på én lokasjon. Kontroller også at leverandøren har rutiner for å regelmessig validere filene, slik at disse blir lastet opp på nytt ved feil (som kan skje ganske ofte).

Tips: Sjekk at leverandør lagrer data på minst to lokasjoner.

5. SUPPORT OG SERTIFISERINGER

Har du god kunnskap på drift av servere, er det mulig at du kan klare deg med en leverandør som kun har support på e-post. Dersom du ikke selv er veldig god på drift, er det ekstremt viktig at du velger en leverandør som tilbyr telefonsupport, og som kan logge på din server vha. fjernhjelpsløsninger. Mange vil også velge en leverandør som tilbyr norsk support.

I Norge har IKT-Norge laget en sertifisering for tilbydere av Online Backup. Her sjekker eksterne konsulenter at leverandøren tilfredsstiller visse minimumskrav til sikkerhet. Sertifiseringen heter CTRL, og du finner informasjon på IKT-Norge sine hjemmesider.

Tips: Sjekk responstiden på support ved å ringe bedriften. Sjekk når på døgnet bedriften tilbyr support, og kontroller at leverandøren er sertifisert.

Her finner informasjon om Telsys Online Backup.

Hva er ownCloud?

ownCloud gjør det mulig for hvem som helst å sette opp sin egen privat nettsky, med de samme mulighetene for synkronisering man ser i tilsvarende løsninger som for eksempel DropBox. ownCloud er i ferd med å etablere seg som en sterk konkurrent i dette markedet. Det unike med ownCloud er at hvis man allerede benytter Dropbox, kan man få tilgang til denne lagringen gjennom samme system. DropBox kan aksesseres som en mappe i ownCloud, side ved side med lagring fra Amazon S3 eller direkte lagring i ownCloud.

I dag finnes det sync-klienter for Windows, Mac, Linux, Android og iOS. I tillegg er det mulig å aksessere dokumenter gjennom nettleseren. Den store fordelen med å lage din egen sky, er at du selv har kontroll over hvor dine data ligger!

Hva er det som gjør ownCloud så spesielt?

I stedet for å lage en sky kun for bedriftsdokumenter, satser ownCloud på å få til en sammensmelting av private og bedriftsrelaterte dokumenter i ett og samme system. Har man en ansatt som benytter DropBox privat? Ikke noe problem; dette kan gjøres tilgjengelig gjennom ownCloud. Fordelen med dette er at bedriften bevarer kontroll over hva som legges i skyen, slik at det blir slutt på at ansatte kopierer bedriftshemmeligheter over i sin egen private sky. Dette er noe vi i Telsys har stor tro på; i stedet for å erstatte veletablerte løsninger, tror vi det er bedre å satse på å få integrert disse inn i én løsning.

Hva er våre planer med ownCloud?

Vi har testet ut ownCloud internt i tre måneder nå, og har allerede fått stor tro på at dette er et produkt for fremtiden. Lagring “i skyen” er en stadig økende trend, og vi ser økende etterspørsel for slike tjenester fra våre kunder. Dokumenter skal være tilgjengelig fra hvor som helst – når som helst.

I forbindelse med dette ble vi nettopp intervjuet av TechTarget, som lurte på våre erfaringer med ownCloud så langt. Resultatet av dette intervjuet kan du lese her.

Med tiden har vi planer om å tilby hosted ownCloud som en tjeneste til våre kunder. Vi vil da sette opp din egen ownCloud i et stabilt og sikkert driftsmiljø. På denne måten kan du være sikker på at dine data lagres på en trygg og forsvarlig måte – samtidig som du slipper å drifte og vedlikeholde dette selv.

Vi oppfordrer alle om å følge med på ownCloud fremover, for dette kommer til å ta av!

Julius Ceasar by jedibfa, on Flickr

Krypto-algoritmer

Forskjellige krypteringsalgoritmer har forskjellig styrke – helt fra de veldig enkle til de som i dag er umulige å knekke.

Julius Cæsar benyttet kryptering når han skulle sende meldinger til sine offiserer som var ute i felten. Han benyttet en “svak kryptering” som gikk ut på å flytte bokstavene i alfabetet tre plasser til høyre.  På denne måten ble meldingen “Angrip i morgen” kryptert til “Dqjuls l prujhq”. Når offiserene mottok denne meldingen dekrypterte de den ved å flytte bokstavene tre plasser til venstre.

Denne type kryptering er veldig enkel å knekke, selv om man ikke kjenner til koden. Datamaskiner kan finne dette på noen få millisekunder.

Sterk kryptografi

I dag har man mange forskjellige krypteringsalgoritmer. De mest brukte er AES, TwoFish, TripleDES og IDEA som brukes i PGP. AES er for eksempel så sikker at det vil ta lenger tid å knekke denne krypteringen enn man regner med at universet har eksistert.

I de kjente angrepene hvor man har klart å knekke denne typen kryptering, har det innebært at man har klart å infiltrere datamaskinene som gjør selve krypteringen.

seal by zappowbang, on Flickr

Hvorfor er dette viktig?

Kryptering er som en forseglet konvolutt:

• Du kan legge alle typer data i den.
• Du kan signere og forsegle den slik at mottaker er sikker på at kun du kan ha forseglet denne.
• Du kan lagre data sikkert, og senere være sikker på at kun du kan ha hatt tilgang til disse.

En ukryptert melding er som et postkort. Alle som kikker på kortet kan lese det. Derfor benytter vi kryptering for å sikre ditt privatliv og dine bedriftshemmeligheter, samt til autentisering.

Kryptering av backup

Noen leverandører av backup tilbyr ikke “ekte” kryptering. De har ofte et system der filene sendes som de er over en kryptert link, og krypterer med sin egen krypteringskode på serveren der filene lagres. I noen tilfeller lagres ikke filene kryptert i det hele tatt.

Dette gir dårlig sikkerhet, da hvem som helst kan lese ut innholdet i filene dersom de får tilgang til dem. Tilgang kan for eksempel skaffes hvis det oppdages en sikkerhetsfeil hos leverandøren.

Derfor er det svært viktig at du velger en backupløsning der du selv kan velge krypteringsnøkkel, og at denne krypteringen skjer lokalt på din maskin før den sendes til backupløsningen.

Et annet alternativ er at du selv krypterer alle data på din server før du benytter backuptjenester som ikke krypterer lokalt. Eksempler på backupløsninger som ikke krypterer lokalt er for eksempel DropBox og den norske leverandøren Jotta.

Telsys benytter lokal kryptering, de sikreste krypteringsalgoritmene som finnes, samt at du som bruker selv bestemmer din kode. Du finner mer informasjon om Telsys Online Backup her.

Vær forsiktig! Ikke mist din kode!

Når du velger en sikker løsning der du velger kode selv, er det veldig viktig at du ikke mister denne koden. Ingen andre har krypteringsnøkkelen, og det er da tilnærmet umulig å knekke denne.

Derfor bør du sørge for at minst én annen person kjenner til koden, eller vet hvor den kan finnes. Dette må selvfølgelig være en person du kan stole på. Koden bør lagres sikkert utenfor området der dataene lagres, slik at du har koden ved for eksempel brann. UTEN KRYPTERINGSKODEN ER DIN BACKUP VERDILØS.

Du kan også teste om du har riktig kode ved å gjøre en test der du prøver å gjenopprette en fil. Dette bør gjøres regelmessig for å teste at backup fungerer som planlagt, sjekke at koden er lagret riktig, og for å øve på hvordan data kan gjennopprettes ved en krise. Det er viktig å ha gode rutiner for gjenoppretting på plass før ulykken er ute.

Se video om Telsys Online Backup og kryptering:

Kryptering Online Backup from Telsys AS on Vimeo.

Referanser:

Elektronisk Forpost Norge

http://efn.no/krypto-notat.html 

Wikipedia:

http://en.wikipedia.org/wiki/Advanced_Encryption_Standard#Security

Bildet på toppen er fra Ryan Somma , Flickr

Hos oss får man en skikkelig profesjonell e-postløsning med mye lagring til en utrolig lav pris. I denne løsningen finner man blant annet støtte for push-synkronisering, integrasjon med Microsoft Outlook, deling av innbokser, kalendere, oppgaver, samt et avansert filarkiv som lar deg dele filer med hvem som helst – uavhengig av om de bruker Zimbra eller ikke. Den aller største fordelen med Zimbra er allikevel web-grensesnittet. Dette er bygget på moderne teknologi og sørger for rask og effektiv tilgang til e-post fra hvor som helst.

Søkefunksjonaliteten i Zimbra er også uhyre robust og effektiv. Den baserer seg på indeksering, som betyr at man finner det man leter etter i løpet av noen få øyeblikk. Til og med innholdet i vedlegg og filer blir indeksert og gjort søkbart.

Når man kombinerer fordelene Zimbra gir rent funksjonsmessig med måten vi har implementert løsningen på hos oss, står man igjen med et stabilt, robust og utrolig raskt mailsystem som overgår det aller meste av konkurranse der ute. Vi sørger også for å ta regelmessig backup av løsningen, som innebærer at man kan få gjenopprettet mail dersom man skulle være så uheldig å få slettet noe ved en feiltakelse.

For å forstå hvor enkelt det er å bruke Zimbra, har vi laget en film som viser nettopp dette. Hvis du ikke allerede bruker Zimbra, anbefaler vi deg å ta en titt på denne videoen for å se hva du går glipp av!

Vi i Telsys har lenge vært ledende på å gjøre fakshverdagen enklere for norske bedrifter, og vi har i lengre tid tilbudt muligheter for å sende og motta faks direkte fra PC – uten bruk av faksmaskiner eller analoge linjer. En ny og fremadstormende trend, som har blitt mer og mer aktuell i det siste, er å integrere telefaks med eksisterende digitale løsninger.

For å imøtekomme denne trenden, har vi nå gjort det mulig å integrere faksløsningen vår med andre eksisterende systemer ved hjelp av et Web Services API. Dette API-et gjør det mulig for utviklere å kommunisere direkte med faksløsningen vår ved hjelp av standardiserte metoder. Dette betyr at det nå er enklere enn noensinne å bygge ut løsningen din med faksfunksjonalitet.

Hvis man for eksempel utvikler et system som automatisk skal sende ut statusrapporter, ordrebekreftelser eller andre typer automatisk generert innhold over faks, kan dette være veldig nyttig. Dette systemet kan da sende en melding til vår faksserver med informasjon om innholdet i faksen, samt hvem som skal motta den. Faksserveren vår tar seg deretter av utsendingen, og returnerer deretter en statuskode til systemet. Dette gjør det med andre ord mulig å utvikle et helautomatisk system for faksutsendelser som ikke er avhengig av menneskelig involvering eller manuelt arbeid.

Ta gjerne kontakt dersom dette høres interessant ut for din bedrift. Vi kan nåes på support@telsys.no eller telefon 64 00 00 00.

Rolf Morten Klev, Daglig Leder i Telsys AS

Mange tror at e-post, sms og diverse web-baserte kommunikasjonsformer har gjort den gamle telefaksen overflødig som verktøy. Bruken av faks er nok også betydelig redusert de siste årene, men overraskende mange er fremdeles avhengige av å ha korrespondanse via telefaks. Mye teknisk, økonomisk, juridisk og medisinsk dokumentasjon sendes via faks, og i en del internasjonal dialog er telefaksen mye i bruk.

- Vi selger daglig løsninger med IP-faks til aktører i norsk næringsliv, sier daglig leder Rolf Morten Klev i bedriften Telsys som ledes fra Mandal. – IP-faks er en løsning som går ut på at man kan sende dokumenter direkte fra PC’en til faksmaskiner i hele verden. Når man mottar faks, kommer disse rett opp på skjermen via e-post.

Fordelen med IP-faks er at man slipper å løpe til faksmaskinen for å sende og motta faks. Dette gir igjen økonomiske besparelser på innkjøp, vedlikehold og forbruk av maskiner, toner og papir. Det er dessuten en mer miljøvennlig løsning. Siden faksene kommer via e-post er det lett å videresende disse, og å arkivere korrespondansen digitalt. Man unngår unødig print på papir, og systemet er uavhengig av tradisjonelle telefonlinjer.

- Vi har over 3 500 store og små bedrifter i hele Norge som kunder, og til og med deler av Telenor bruker våre systemer. I fjor gikk nesten 1,2 millioner telefakser via vårt IP-faks system, fortsetter Rolf Morten Klev. – Hovedgrunnen er behovet for dokumentasjon, noe man ikke oppnår på samme måten med en digital tekst. Man er også helt uavhengig av felles programvare for visualisering. En del miljøer innen internasjonalt næringsliv har heller ikke kommet like langt når det gjelder digitalisering som vi har i Norge.

Telsys ble etablert i 2006, og i 2010 mottok etablererne Gründer-prisen av Lindesnesregionen Næringshage. Bedriften har hatt en jevn ekspansjon, og i dag sysselsettes syv årsverk. I tillegg til IP-faks, tilbyr de digitale produkter som online backup, e-post og løsninger for web-hotell og online filservere for næringslivet.

- Etterspørselen etter digitale faksløsninger har ikke vist tegn til stagnasjon, og vi kontaktes daglig av interesserte. Med andre ord må man kunne si at telefaksen lever videre i beste velgående, avslutter Klev med et smil.

Har du for eksempel opplevd at du har redigert et dokument, lagret det, for så å finne ut at du egentlig angrer litt på at du gjorde den endringen? Når ikke angreknappen i Word fungerer, er det ofte lite eller ingenting du kan gjøre med den saken. Da kan det være veldig greit å ha et abonnement på online backup i bakhånd!

I gjennopprettingsvinduet kan du på en enkel og grei måte velge hvilket tidspunkt du vil gjenopprette filer fra.

Med vår CTRL-godkjente løsning for Online Backup, kan man på en enkel måte også gjenopprette endrede filer. Telsys Online Backup vet hvilke filer som har blitt endret siden forrige backup, og avhengig av dine egne innstillinger, blir det liggende sikkerhetskopier av de endrede filene mange dager tilbake i tid.

For å gjenopprette en eldre versjon av en fil, må du først åpne opp backupklienten din og trykke på Gjenopprett. Et nytt vindu vil da åpnes, og du må nå velge hvilket backupsett filen du vil gjenopprette ligger i. Deretter kommer du til et vindu hvor du kan velge hvilke filer du vil gjenopprette. I dette vinduet kan du velge hvilken dato du vil gjenopprette filen fra – noe som gjør at du kan få tilbake filen din slik den var før du gjorde de endringene du nå angrer på.

En annen ting som er verdt å tenke på, er at jo oftere du tar backup, jo flere gjenopprettingspunkt vil du kunne velge mellom. Moralen er derfor å ta backup ofte – man kan aldri være for sikker!

Har du ikke backup i det hele tatt? Da bør du tenke nøye gjennom hvor mye dine aller viktigste filer er verdt. Sannsynligheten er stor for at de er verdt mer enn den lave kostnaden et abonnement på Online Backup utgjør.

Er du en av de som tidligere har pleid å sitte og vente på at backupen skal fullføres før du kan slå av datamaskinen for dagen? Da har vi et godt tips til deg! Hvis du har Telsys Online Backup Proff, finnes det nemlig en automatisk måte å gjøre dette på…

Ved å legge til "shutdown /s /t 300" som etterkommando i backupsettet ditt, vil datamaskinen din slås av automatisk 5 minutter etter at backupjobben fullføres.

Telsys Online Backup har støtte for å kjøre egendefinerte systemkommandoer både før en backupjobb setter i gang, samt etter at den er ferdig. For å slå av datamaskinen din automatisk, kan du derfor legge til en systemkommando som slår av datamaskinen din automatisk ved fullført backup.

For å gjøre dette må du først åpne opp backupklienten. Deretter må du gå inn i innstillingene for et av backupsettene dine (helst det backupsettet som kjører sist). I innstillingene finnes det et valg som heter Kommandolinje. Der kan du velge å legge til Etter-Backup-kommandoer. Trykk på Legg til nederst i vinduet. Gi kommandoen et beskrivende navn – for eksempel “Slå av datamaskinen automatisk” – og legg deretter inn følgende kommando i Kommando-feltet:

shutdown /s /t 300

Neste gang dette backupsettet fullføres, vil en nedtelling på 300 sekunder (5 minutter) sette i gang, og datamaskinen din vil deretter slås av. Dette betyr at du kan slå av datamaskinen din uten å måtte sitte og vente på at backupjobben din skal bli ferdig!

PS: Det er viktig å huske på at denne kommandoen vil eksekveres hver gang du kjører backupsettet. Hvis du skulle ønske å hindre at maskinen slår seg av, må du huske å fjerne kommandoen fra backupsettet igjen. Du kan også avbryte en aktiv nedtelling ved å skrive følgende inn i Start -> Kjør/Søk-boksen: shutdown /a

Du kan for eksempel bruke den til å få tilgang til dine data uansett hvor i verden du måtte befinne deg! Det eneste du trenger er en backupkonto og litt know-how.

For å gjenopprette, er det bare å velge hvilke filer man vil hente ut, og klikke på "Start gjenoppretting".

Som du vet, ligger alle filer du har tatt backup av trygt lagret på våre servere. Disse filene kan du gjenopprette til en hvilken som helst datamaskin uansett hvor du måtte befinne deg.

Gjenoppretting kan gjøres på to måter: enten ved hjelp av backupklienten (programvare installert på din datamaskin), eller ved hjelp av web-grensesnittet (Telsys Online Backup web-grensesnitt). I begge tilfeller trykker du på “gjenopprett”, og så velger du enkelt og greit hvilken fil du vil ha tak i.

Når får du bruk for dette? Si at du befinner deg på en konferanse, og at du skal holde en meget viktig presentasjon. Presentasjonen har du med deg på en USB-pinne, og i det du skal til å presentere, oppdager du at USB-pinnen din har tatt kvelden. Hva gjør du da? Jo, da logger du deg inn på backupkontoen din og gjenoppretter presentasjonen direkte til presentasjonsmaskinen! Stort enklere blir det vel ikke?